Ça commence toujours par un combat de poignets entre avocats et ça se termine avec un comptable qui a mal à la tête. La facturation des baux commerciaux peut être difficile, mais avec les lignes directrices ci-dessous, le processus peut être simplifié et les maux de tête évités. En résumé,
- la catégorisation des dépenses,
- une interprétation minutieuse et approfondie du bail,
- les mises à jour automatiques,
- et les notifications personnalisées
amélioreront considérablement la précision de vos revenus de bail commercial. En toute transparence, ceci n’est pas un guide sur la rédaction de bons baux commerciaux. Je ne suis pas avocat. Ce guide se concentre sur l’intégration efficace des baux commerciaux dans le cycle de facturation.
Catégorisation des dépenses
Dans un monde idéal, tous les baux commerciaux au sein d’un espace commercial utiliseraient un langage identique, rendant la classification des dépenses inutile. Cependant, dans le monde réel, les baux sont négociés à différents moments et par différentes parties, et les normes de bail évoluent avec le temps. Il est donc crucial de catégoriser correctement les dépenses en deux catégories principales : les impôts fonciers et l’entretien des parties communes, avec la possibilité de catégories principales supplémentaires telles que l’assurance. Ces catégories principales doivent avoir plusieurs sous-catégories pour différencier efficacement les dépenses entre différents baux et leurs exigences spécifiques.
Par exemple, une sous-catégorie des impôts fonciers pourrait être « Contestations de taxes foncières ». En classant correctement les services professionnels pour les contestations , il devient plus facile de les ajouter ou de les supprimer de la facturation de fin d’année pour chaque bail, selon leurs besoins.
L’entretien des parties communes aura beaucoup plus de catégories, car il couvre un large éventail de services dans un espace commercial. Par exemple, la sous-catégorie du stationnement pourrait être encore subdivisée en différents emplacements de stationnement, au cas où certains espaces de stationnement seraient associés à différents locataires. Ces sous-catégories peuvent ensuite être divisées en fonction des types de dépenses, tels que le déneigement ou la réfection.
Pour catégoriser efficacement les dépenses, il est important de disposer d’un logiciel fiable. Si les feuilles de calcul peuvent suffire pour les espaces commerciaux de taille plus modeste, elles peuvent devenir fastidieuses et sujettes aux erreurs humaines dans des environnements à plus grande échelle. Avec de nombreuses options disponibles, il est essentiel de mener des recherches approfondies. L’objectif de cet article n’est pas de recommander un logiciel spécifique.
Les possibilités de catégorisation des dépenses pour les baux commerciaux sont nombreuses et dépendent des besoins et de la taille des espaces commerciaux. En fin de compte, cette étape est le fondement de toute bonne facturation de bail commercial et ne doit pas être négligée ; plus elle est détaillée, meilleurs seront les résultats.
Liste de contrôle TL;DR pour la catégorisation des dépenses :
- Reconnaître si vous avez un langage de bail diversifié en raison des négociations et des normes changeantes.
- Catégoriser les dépenses en catégories principales (par exemple, impôts fonciers, entretien des parties communes).
- Créer des sous-catégories pour adapter les dépenses aux exigences spécifiques du bail.
- Utiliser un logiciel fiable pour une catégorisation précise.
- Considérer les options logicielles, en particulier pour les espaces plus vastes.
- Mettre en avant l’importance d’une approche détaillée pour une facturation réussie.
Interprétation minutieuse et approfondie du bail
Avec ou sans l’aide d’un avocat spécialisé en baux commerciaux, il est nécessaire d’effectuer une interprétation minutieuse et approfondie de chaque nouveau bail. Ce processus garantit que toutes les sources de revenus du bail sont correctement identifiées et capturées.
À cette étape, nous commençons par produire un résumé détaillé de la facturation du bail qui inclut tous les événements de facturation et leurs spécificités. Les baux commerciaux peuvent impliquer une large gamme d’événements de facturation, tels que le loyer fixe, le pourcentage de loyer, les impôts fonciers, l’entretien des parties communes, l’assurance, la consommation d’eau et les dépenses spécifiques au locataire. Le résumé doit inclure un calendrier qui spécifie la fréquence de ces événements, ainsi que les dates spécifiques ainsi que toutes les modifications de facturation. Le résumé devrait également inclure les catégories de dépenses et les sous-catégories pertinentes pour ce bail spécifique, comme discuté dans la section précédente de cet article.
D’autres informations pertinentes concernant les événements de facturation devraient être recueillies à cette étape, telles que le calcul de la quote-part , les options de renouvellement, les plafonds de facturation et la date de fin du bail.
Le calcul précis de la quote-part est crucial à ce stade. Il consiste à prendre en compte des facteurs tels que l’exclusion des baux qui ne participent pas au partage des dépenses, l’inclusion ou l’exclusion d’étages dans les contrats à plusieurs étages, et la prise en compte de modifications futures du calcul, telles que les modifications de la superficie totale de l’espace commercial. Il est important d’intégrer tous ces facteurs dans le résumé.
Une fois le résumé terminé, les événements de facturation ainsi que l’attribution des catégories de dépenses doivent être intégrés de manière approfondie dans le logiciel de facturation utilisé. Tous les logiciels ne contiennent pas nécessairement des options pour chaque événement de facturation que vous rencontrerez dans les baux commerciaux. Les notifications personnalisées, expliquées ci-dessous, peuvent être utiles dans cette situation.
Une deuxième vérification du résumé et de l’intégration au logiciel est cruciale. Les informations du résumé du bail et du logiciel existeront pendant toute la durée du bail, qui, selon le bail, peut être très longue.
Liste de contrôle TL;DR pour une interprétation minutieuse et approfondie du bail :
- Effectuer une interprétation minutieuse du bail pour identifier les sources de revenus.
- Créer un résumé détaillé de la facturation du bail incluant les événements de facturation, le calendrier et les catégories de dépenses.
- Recueillir des informations pertinentes telles que la quote-part, les options de renouvellement, les plafonds de facturation et la date de fin du bail.
- Calculer précisément la quote-part en tenant compte de divers facteurs.
- Entrer les événements de facturation et les catégories de dépenses dans le logiciel de facturation.
- S’assurer que le logiciel prend en charge tous les événements de facturation ou utiliser des notifications personnalisées.
- Effectuer une deuxième vérification pour garantir l’exactitude et l’exhaustivité, car les informations seront valables pendant toute la durée du bail.
Mises à jour automatiques
Un bail commercial se compose généralement d’une durée initiale et d’options de renouvellement prédéterminées qui peuvent comporter des augmentations fixes ou variables. Sans automatisation, la gestion de cet aspect peut devenir chaotique. La durée initiale peut varier d’un an à plus de cinq ans. Pendant cette période, il existe un risque de rotation du personnel et de perte de documents. Sans une automatisation appropriée, il y a un risque d’oublier une augmentation de loyer. Lorsqu’on s’en rend compte, des opportunités d’investissement précieuses peuvent être perdues, et il peut aussi être trop tard.
Lors du processus d’interprétation du bail, il est nécessaire de configurer des mises à jour automatiques du bail, y compris toutes les options de renouvellement. Un logiciel efficace vous permettra d’établir des dates prédéterminées avec des augmentations, de manière à ce qu’elles puissent être automatiquement appliquées en temps voulu. Si les augmentations sont variables et basées sur des indicateurs de marché tels que l’inflation, le logiciel devrait soit avoir un module pour saisir les données du marché et mettre à jour automatiquement les baux en conséquence, soit incorporer des notifications personnalisées comme discuté plus loin.
Les mises à jour automatiques du loyer fixe sont une option que même le logiciel de facturation le plus basique devrait proposer. L’automatisation de cette tâche simple seule permettra de gagner du temps et d’éviter le chaos inévitable des erreurs humaines et de la rotation du personnel.
Liste de contrôle TL;DR pour les mises à jour automatiques :
- Reconnaître les risques liés à une gestion manuelle, notamment la rotation du personnel et les opportunités manquées.
- Lors de l’interprétation du bail, configurer des mises à jour automatiques du bail, y compris les options de renouvellement.
- Pour les augmentations variables basées sur des indicateurs de marché, utiliser un logiciel avec des capacités de saisie de données de marché ou incorporer des notifications personnalisées.
- S’assurer que même le logiciel de facturation de base prend en charge les mises à jour automatiques du loyer fixe pour gagner du temps et réduire les erreurs.
Notifications personnalisées
En fonction des capacités du logiciel que vous utilisez pour la facturation, ou au sein d’un logiciel de gestion des tâches, vous devriez configurer des notifications de facturation complètes. Ces notifications doivent inciter l’utilisateur à prendre des mesures pour des scénarios de facturation plus spécifiques ou à examiner un lot de factures avant son envoi.
Le logiciel devrait également notifier des événements importants tels que le début du bail, les options de renouvellement du bail et la fin du bail.
Si le résumé du bail a été bien produit, comme discuté ci-dessus, il devrait inclure un calendrier répertoriant tous les événements nécessitant des notifications.
De plus, dans la plupart des baux commerciaux, il existe un délai spécifié pour prendre des mesures concernant divers événements, tels que les événements de facturation et d’autres événements importants. Il est crucial d’inclure ces délais dans le système de notification. Par exemple, un bail commercial peut inclure une période de six mois pendant laquelle un renouvellement de bail peut être envisagé.
De bonnes notifications sont essentielles pour garantir une facturation complète pour un bail commercial, en particulier pour des événements spécifiques au bail tels que le pourcentage de loyer et les augmentations basées sur des indicateurs de marché. Ces événements ne se produisent pas dans le cycle de facturation régulier et peuvent facilement être négligés s’ils ne sont pas correctement notifiés.
Liste de contrôle TL;DR pour les notifications personnalisées :
- Utiliser un logiciel ou des outils de gestion des tâches pour des notifications de facturation robustes.
- Inclure des notifications pour des scénarios de facturation spécifiques et des examens de lots.
- S’assurer que les notifications couvrent des événements de bail importants tels que le début, les options de renouvellement et la fin du bail.
- Incorporer les délais spécifiés par le bail pour les actions concernant divers événements.
- Prioriser les notifications pour des événements spécifiques au bail tels que le pourcentage de loyer et les augmentations basées sur des indicateurs de marché pour éviter les oublis.
Conclusion
En suivant les lignes directrices présentées dans cet article, réparties en quatre domaines clés :
- Catégorisation des dépenses,
- Interprétation minutieuse du bail,
- Mises à jour automatiques,
- Notifications personnalisées,
on peut éliminer efficacement les erreurs de facturation et réduire considérablement les litiges en matière de facturation. Bien qu’il puisse être difficile d’éliminer complètement les litiges de facturation dans les baux commerciaux, en raison de l’ambiguïté occasionnelle du langage contractuel et de l’approche agressive des cabinets d’audit, le respect de ces pratiques peut grandement diminuer de tels problèmes et, en fin de compte, dissuader la participation des cabinets d’audit.
